Qué es
La memoria anual es el resumen de la actividad preventiva que se ha hecho en la empresa durante el año: qué evaluaciones de riesgos se han revisado, qué formación se ha impartido, qué accidentes o incidentes se han investigado, qué medidas se han puesto en marcha y cuáles siguen pendientes. La elabora el servicio de prevención, propio o ajeno, y el Reglamento de los Servicios de Prevención exige que esté a disposición de las autoridades laborales y sanitarias.
No es un informe de cara al público ni un documento de marketing interno. Es la foto del año en materia de prevención, y sirve para dos cosas: que la empresa sepa de verdad en qué punto está, y que se pueda acreditar ante quien lo pida que la prevención no se ha quedado solo en el papel inicial.
Por qué la pide la Inspección
Cuando la Inspección de Trabajo revisa la prevención de una empresa, puede pedir esta memoria junto al resto de la documentación. No basta con el plan de prevención que se redactó al principio: importa si ese plan se ha llevado a la práctica durante el año. La memoria anual es la prueba de que la prevención funciona de forma continuada, no solo el día que se contrató el servicio.
Una empresa que no puede enseñar una memoria actualizada da la imagen de que tiene la prevención concertada, pero no activa. Y eso, en una inspección, no ayuda.
Qué debería poder leerse en ella
No hace falta que sea un documento extenso para que sea útil. Lo que tiene que poder verse con claridad es:
- Qué puestos o centros se han evaluado o revisado ese año.
- Qué formación en prevención ha recibido la plantilla, y a quién.
- Qué accidentes de trabajo ha habido, aunque sean leves, y qué se ha hecho para que no se repitan.
- El estado de la vigilancia de la salud: quién tenía que pasar reconocimiento y quién lo ha hecho.
- Las medidas que quedaron pendientes del año anterior y si se han resuelto.
Una memoria que cada año dice lo mismo, palabra por palabra, suele ser la señal de que nadie la está escribiendo de verdad: es plantilla, no seguimiento.
Un ejemplo de memoria que sí sirve
Una memoria útil no dice solo «se han evaluado los puestos de la empresa». Dice algo parecido a esto: se revisó la evaluación de riesgos del almacén tras incorporar una nueva carretilla, se impartió formación de manipulación de cargas a cuatro trabajadores en marzo, se investigó un esguince ocurrido en mayo y se corrigió el suelo que lo provocó, y quedan pendientes dos reconocimientos médicos de trabajadores incorporados en los últimos meses. Con ese nivel de detalle, cualquiera que lea la memoria sabe exactamente qué ha pasado ese año en la empresa, sin necesidad de preguntar a nadie.
El error habitual en las pymes pequeñas
En empresas con pocos trabajadores, la memoria anual a veces se trata como un formalismo más dentro del contrato con el servicio de prevención ajeno, algo que llega por correo y se archiva sin mirar. El problema es que, si pasa algo, ese documento es precisamente el que demuestra si la prevención se estaba siguiendo de verdad o si se quedó en la contratación inicial.
Vale la pena pedir que se explique, aunque sea en diez minutos, qué dice la memoria de tu empresa cada año. No cuesta nada más, ya está hecha, y es la forma más rápida de saber si tu prevención avanza o está parada.
Si gestionamos tu prevención
En Prevención Siglo 21 incluimos la memoria anual, y toda la documentación que puede pedir la Inspección de Trabajo, dentro de nuestro servicio de prevención para empresas. No es un documento aparte: es el reflejo de lo que hacemos durante el año con cada cliente.
Fuente: artículos 15.5 y 20 del Real Decreto 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención, y Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales.
